ServiceReportEnglish
מרכז ידע ותפעול

כל מה שצריך לדעת כדי לעבוד נכון עם ServiceReport

מדריך ברור צעד אחר צעד לכל תהליך העבודה: הקמת סביבת העבודה, תיעוד ביקור, יצירת דוח עם AI, בדיקה, ושיתוף או ייצוא התוצאה.

אפשר לעבור על הנושאים מלמעלה למטה לתהליך המלא, או לקפוץ לשלב מסוים מהתפריט הצדדי לפי הצורך.

12

נושאים במדריך

3

סוגי קלט לדוח

2

תוצרי דוח עיקריים

01

מתחילים כאן: איך התהליך זורם

לפני שצוללים לפרטים, כדאי לראות את כל המסלול. ServiceReport מלווה אתכם מביקור שטח לא מסודר ועד דוח נקי וממותג בכמה צעדים.

  1. מתעדים את הביקור כשהמידע טרי

    באתר הלקוח מקליטים קול, כותבים הערות קצרות ומצרפים תמונות. אין צורך לסדר כלום בשלב הזה — פשוט מכניסים את החומר הגולמי כשהפרטים עדיין ברורים.

  2. נותנים ל-AI לסדר את החומר

    אחרי שמוסיפים הערות, הקלטות או קבצים לוחצים על עדכון הדוח. המערכת הופכת את החומר לדוח עבודה מסודר ולסיכום קצר ללקוח — בלי כפתור הפקה נפרד.

  3. בודקים ואז משתפים

    תמיד קוראים את התוצאה, מתקנים מה שה-AI פספס, ואז מייצאים אותה כמסמך. שאר המדריך עובר על כל אחד מהשלבים האלה לפי הסדר.

02

מקימים את החשבון וסביבת העבודה

כל מה שקורה ב-ServiceReport נמצא בתוך סביבת עבודה של חברה. השלב הראשון הוא ליצור אחת או להצטרף לקיימת.

  1. יוצרים סביבת עבודה

    בדף ההרשמה מזינים שם, אימייל, סיסמה, שם חברה ומזהה חברה קצר. המזהה עוזר לזהות את סביבת העבודה כשאותו אימייל משויך ליותר מחברה אחת.

  2. מאמתים את האימייל

    אחרי ההרשמה מאשרים את כתובת האימייל. צריך אימייל מאומת לפני שאפשר ליצור דוחות.

  3. מזמינים את הצוות

    מנהלים יכולים להזמין את שאר הצוות. כל מוזמן פותח את הקישור, בוחר סיסמה ומצטרף עם התפקיד שהוגדר לו.

  4. מתחברים

    מכאן והלאה נכנסים עם אימייל וסיסמה. אם האימייל משויך לכמה חברות, מזינים גם את מזהה החברה כדי ש-ServiceReport תפתח את סביבת העבודה הנכונה.

03

מבינים את התפקידים ומה כל אחד יכול

התפקידים קובעים מי יוצר, מי בודק ומי מנהל את סביבת העבודה. התפקיד שלכם קובע אילו שלבים במדריך רלוונטיים אליכם.

  1. אם אתם טכנאים

    אתם מתעדים ביקורים, יוצרים טיוטות, מוסיפים הקלטות וקבצים, ומעדכנים דוחות כל עוד הם פתוחים לעריכה. רוב שלבי התיעוד וה-AI במדריך הם שלכם.

  2. אם אתם מנהלים

    אתם בודקים דוחות, משווים גרסאות, משנים סטטוס, מנהלים משתמשים ומטפלים בהגדרות תפעוליות. שלבי הבדיקה והמסירה הם המקום שבו תשקיעו את רוב הזמן.

  3. אם אתם מפעילי פלטפורמה

    אתם מנהלים את המערכת רוחבית בין חברות — סביבות, תוכניות, הודעות מערכת, יומן ביקורת ובקשות גישת תמיכה. זהו תפקיד מערכתי, לא חלק מתהליך הדוח היומיומי.

04

יוצרים דוח שירות

זהו התהליך המרכזי. דוח מתחיל מכמה פרטי עבודה והופך למסמך שאפשר לחפש ולייצא.

  1. פותחים דוח חדש וממלאים פרטים

    מוסיפים לקוח, אתר, מיקום, סוג עבודה, מספר פנייה, ציוד ומספר סידורי בכל מקום שאפשר. ככל שהפרטים מלאים יותר, קל הרבה יותר למצוא את הדוח ולחבר אותו להיסטוריה.

  2. מקליטים בדיבור חופשי ומוסיפים הערות בשפה חופשית

    אפשר פשוט לדבר חופשי כמו שמספרים לקולגה — בלי טופס ובלי מבנה קבוע. גם הערות בכתב אפשר לכתוב בשפה חופשית. המערכת מבינה את ההקלטה ואת ההערות ומסדרת אותן לדוח; חומרי המקור נשמרים כדי שאפשר יהיה לחזור אליהם גם אחרי יצירת הדוח.

  3. מצרפים תמונות — והמערכת קוראת מהן פרטים

    מצלמים את הציוד או את המדבקה ומצרפים את התמונה. זיהוי הטקסט בתמונות (OCR) קורא מדבקות, מסכים ולוחיות זיהוי, ומחלץ דגם, יצרן, מספר סידורי ופרטי אחריות — כך שאין צורך להקליד אותם ידנית.

  4. אוספים חומר ואז מעדכנים את הדוח

    מוסיפים הערות, קול וקבצים תוך כדי העבודה. כשמשהו משתנה, פותחים את אזור העדכון בדוח ולוחצים על עדכון הדוח — ה-AI מייצר מחדש את הטבלה אוטומטית מכל מה שנאסף.

05

מייצרים ומרעננים את הדוח עם AI

ה-AI מסדר את החומר בכל פעם שמעדכנים את הדוח. התפקיד שלכם הוא לבדוק את התוצאה לפני השליחה.

  1. בודקים את התמלול

    המערכת מתמללת כל הקלטה ומציגה את הטקסט. קוראים אותו ומתקנים שמות לקוחות, דגמי ציוד ומספרים סידוריים לפני עדכון הדוח.

  2. עברית מטופלת במנוע ייעודי

    הקלטות בעברית מתומללות על ידי מנוע דיבור מותאם לעברית לדיוק גבוה יותר במונחים ובשמות בעברית. אם המנוע אינו זמין, המערכת עוברת אוטומטית למנוע חלופי כך שהתמלול עדיין מושלם.

  3. בודקים את הפרטים שנקראו מהתמונות

    כשמצורפות תמונות, זיהוי הטקסט (OCR) מחלץ מהן דגם, מספר סידורי, מדבקות ופרטי אחריות ומצרף אותם לדוח. עוברים על הערכים שזוהו ומתקנים מה שצריך לפני עדכון הדוח.

  4. מאשרים את הפרטים שזוהו

    המערכת יכולה להציע פרטים שזיהתה מתוך ההקלטות, ההערות או התמונות, כמו לקוח, אתר או ציוד. מאשרים את הנכונים ודוחים מה שלא מתאים.

  5. לוחצים על עדכון הדוח וקוראים את התוצאה

    כל עדכון מייצר מחדש את הסעיפים המסודרים — תיאור תקלה, ממצאים, סיבת שורש, פעולות, חלקים, בדיקות והערות. בודקים את הטבלה לפני השליחה.

06

בודקים, עורכים ועוקבים אחרי גרסאות

הדוח שנוצר הוא נקודת התחלה, לא המילה האחרונה. מסדרים אותו לפני שהוא מתקדם — המערכת שומרת היסטוריה כדי שאפשר יהיה לערוך בבטחה.

  1. עורכים את התוכן

    משפרים ניסוח, מוסיפים פרטים או מסירים מה שלא אמור להופיע. בכל שמירה המערכת יוצרת גרסה חדשה כך ששום דבר לא הולך לאיבוד.

  2. משווים גרסאות לפי הצורך

    כשקיימות כמה גרסאות, אפשר להשוות ולראות בדיוק מה השתנה. שימושי במיוחד כשמנהל בודק תיקונים לפני שהדוח משותף.

  3. מוסיפים עדכון במקום להתחיל מחדש

    אם התווסף מידע אחרי שהטבלה נבנתה, מוסיפים הערות או קבצים באזור העדכון ולוחצים על עדכון הדוח. המערכת מייצרת מחדש את טבלת ה-AI מהמקור המלא — בלי כפתור הפקה נפרד.

07

מקדמים את הדוח בין הסטטוסים

הסטטוס מראה איפה הדוח עומד ועוקב אחרי מסלול ברור: טיוטה, מוכן, נשלח ולבסוף נמסר.

  1. טיוטה

    הדוח עדיין בעבודה. אפשר לערוך פרטים, להוסיף קבצים, לתמלל הקלטות וללחוץ על עדכון הדוח כדי לייצר מחדש את טבלת ה-AI — זה לא צורך מהמכסה.

  2. מוכן

    קיים תוכן AI והדוח מוכן לבדיקה. אפשר עדיין לעדכן חומר מקור ולייצר מחדש לפני השליחה.

  3. נשלח

    הדוח נשלח בתהליך ונספר במכסת התוכנית. חלק מהתוכן עדיין עשוי להיות ניתן לעריכה, כשכל שינוי נשמר בגרסה נפרדת.

  4. נמסר

    הדוח סומן כנמסר ללקוח והוא נעול כדי למנוע שינויים לא מכוונים אחרי המסירה.

09

מייצאים ומשתפים את הדוח המוכן

כשהדוח נבדק ומוכן, שולחים אותו החוצה כמסמך נקי וממותג.

  1. מייצאים ל-PDF

    מייצאים את הדוח כקובץ PDF הכולל את פרטי העבודה, תוכן הדוח והמיתוג של החברה. ייצוא ל-Word (DOCX) מתוכנן ויופיע בתפריט הייצוא כשיהיה מוכן.

  2. בוחרים דוח פנימי או סיכום ללקוח

    מייצאים את הדוח הפנימי המלא לתיעוד שלכם, או את הסיכום הקצר ללקוח שמתמקד במה שנעשה ובמה שחשוב להמשך.

10

מנהלים את הגדרות החברה

מנהלים שומרים על סביבת העבודה מסודרת מאזור הניהול: מיתוג, משתמשים וגישת תמיכה — הכל כאן.

  1. מגדירים מיתוג

    מגדירים שם חברה, לוגו, צבעים, פרטי קשר וטקסט תחתון. ההגדרות האלה מעצבות כל מסמך שמגיע ללקוח.

  2. מנהלים משתמשים

    יוצרים משתמשים, שולחים הזמנות, משנים תפקידים, מאפסים סיסמאות ומשביתים חשבונות שאינם פעילים.

  3. מאשרים גישת תמיכה לפי הצורך

    אם נדרשת עזרה, אפשר לאשר גישת תמיכה זמנית. כל אישור מוגבל בזמן, מתועד ומוגבל לרמת גישה מסוימת.

11

חיוב, מכסות ושימוש באפליקציות

לבסוף, כמה דברים תפעוליים שכדאי לדעת: איך תוכניות סופרות שימוש, איך עובד החיוב, ואיך משתמשים ב-ServiceReport בדרכים.

  1. עוקבים אחרי התוכנית והמכסות

    לכל חברה יש תוכנית עם מגבלת משתמשים ומכסת דוחות. דוח נספר בעת שליחה (Submit), לא כשה-AI רץ בטיוטה. אפשר לעדכן ולייצר מחדש בחופשיות עד השליחה. מנהל החשבון יכול להוסיף זיכוי דוחות.

  2. מטפלים בחיוב דרך מכירות

    בלשונית החיוב באדמין רואים תוכנית פעילה, תקופת מנוי, מצב תפוגה ושימוש — לקריאה בלבד. רכישה וחידוש מסודרים מול מכירות ומופעלים על ידי מפעילי ServiceReport — אין תשלום באפליקציה. לשדרוג או חידוש: עמוד המחירים ולחצן צור קשר עם מכירות.

  3. מתקינים את האפליקציות ועובדים גם לא מקוון

    ServiceReport זמינה כאפליקציות מותקנות ל-Android ו-iOS, וגם כאפליקציית דפדפן שאפשר להוסיף למסך הבית. דוחות אחרונים נשארים זמינים לקריאה גם ללא חיבור, והעבודה מסונכרנת כשהחיבור חוזר.

12

הרגלים ששומרים על דוחות נקיים

לסיום, כמה הרגלים קטנים שמשפרים את איכות הדוחות ומקלים על כל מה שלמעלה.

  1. מתעדים בזמן אמת

    מקליטים או כותבים את הפרטים בזמן הביקור — מה נבדק, מה נמצא, מה הוחלף ומה ההמלצה להמשך.

  2. ממלאים את המזהים החשובים

    מספר פנייה, מספר סידורי, שם אתר ושם לקוח עושים הבדל גדול בחיפוש, בהיסטוריה ובתחקור.

  3. בודקים לפני מסירה

    לפני ייצוא או מסירה, קוראים את הדוח, מתקנים שגיאות תמלול, מסירים מידע פנימי מהסיכום ללקוח ומוודאים שהסטטוס מתאים.

לא מצאתם משהו?

העמוד הזה בנוי כמדריך שימוש מלא צעד אחר צעד, אבל מערכת חיה תמיד מתפתחת. אם חסר שלב, כדאי להוסיף אותו לכאן כדי שכל הצוות יעבוד מאותו מדריך.

התחברות למערכת